Iedere organisatie die communiceert, zou er één moeten hebben: een communicatieplan. In de praktijk blijkt dit echter nog niet het geval. Vaak is er wel een budget voor een bepaalde periode, maar de invulling daarvan wordt tijdens de periode bepaald. In dit artikel een introductie van het communicatieplan. Wat is het, waar bevindt het zich binnen de organisatie en hoe ziet het eruit, zijn slechts enkele zaken die in deze introductie aan bod komen. Maar eerst de vraag: wat is nu eigenlijk een communicatieplan? Wat is een communicatieplan
Een communicatieplan is een document waarin wordt beschreven vanuit welke motieven, wensen, achtergronden en gesignaleerde problemen een organisatie opzettelijk probeert bepaalde individuen en/of groepen in de samenleving te beïnvloeden wat betreft kennis, attitude en/of gedrag.

Wanneer we bovenstaande definitie gaan ontleden, kunnen we de volgende belangrijke onderdelen onderscheiden:

• De basis van een communicatieplan is een probleem. Het doel van elk communicatieplan is om een communicatieprobleem op te lossen. Als zo’n probleem niet bestaat hoef je geen plan te maken. Er is een probleem als de huidige situatie niet overeenkomt met de gewenste situatie.
• Wat is de motivatie of reden om een bepaalde gewenste situatie te bereiken? Wat is het nut hiervan?
• Wat is de doelgroep? Wie wil je bereiken met het communicatieplan?
• Wat wil je bij de doelgroep bereiken? Moeten ze meer kennis krijgen omtrent iets, of wil je dat ze hun houding veranderen?

Communicatieplan in de organisatie
Binnen een organisatie zijn er een tweetal plannen, die vooraf gaan aan het communicatieplan. ten eerste het ondernemingsplan, wat willen we met de organisatie bereiken. Dit is over het algemeen een meerjarenplan (3-5 jaar). Jaarlijks wordt aan de hand hiervan een marketingplan gemaakt. In het marketingplan staat hoe de omzet van een bepaalde productgroep omhoog moet, met welke producten/diensten en welke doelgroepen bereikt moeten worden. Ook non-profitorganisaties hebben marketingdoelstellingen. Bijvoorbeeld het behalen van een aantal nieuwe donateurs in een bepaalde periode.

Aan de hand van het marketingplan kan er een communicatieplan worden gemaakt. Hoe zorgen we ervoor dat de doelgroep het product of de dienst gaat kopen. In onderstaande figuur de schematische plaats van het communicatieplan binnen de organisatie.

In de praktijk wordt het communicatieplan nog wel eens geïntegreerd in het marketingplan.

Geen beste manier
Er is niet één communicatieplan die altijd werkt. Er zijn tientallen, misschien wel honderden versies. Belangrijk is dus om te kijken naar de situatie. Waarvoor is het communicatieplan nodig, wat wordt ermee gedaan, hoe gedetailleerd moet het zijn etc. Op Communicatieplan.info proberen we zoveel mogelijk facetten te tonen van het communicatieplan. Het toepassen zul je zelf moeten doen.