Overname, fusie, ontslagronde of verhuizing naar een ander land. Een reorganisatie is geen sinecure. Goede communicatie is hierbij essentieel. Ondanks dat geen een reorganisatie hetzelfde is, dien je in hoofdlijnen wel een aantal essentiële stappen te zetten die je terugvindt in dit stappenplan.
Wat is een reorganisatie?
Een reorganisatie is een structuurverandering in een organisatie die binnen een bepaalde periode afgerond moet zijn en volgens een plan verloopt. Reorganisatie betekent letterlijk: de organisatie opnieuw inrichten. Veelal gaan reorganisaties gepaard met herplaatsingen van medewerkers en/of ontslagen.
Eenduidige en heldere interne communicatie
Zorg ervoor dat medewerkers goed worden geïnformeerd. Het verhaal moet eenduidig zijn en begrijpbaar voor alle medewerkers. Mensen houden niet van onzekerheid, dus iedere onzekerheid die je kunt wegnemen zorgt voor minder onrust. Naast goede communicatie is het tonen van begrip vanuit het management belangrijk. Door betrokkenheid te tonen, geeft het management aan zich er van bewust te zijn wat voor impact de reorganisatie op haar werknemers heeft. Door een bepaalde openheid over de reorganisatie te betrachten, kunnen werknemers wennen aan hun nieuwe situatie. Tevens biedt het hen de gelegenheid tijd en ruimte om met eigen ideeën te komen. Mede hierdoor krijgen geruchten minder kans.
Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat je als communicatiefunctionaris er zo vroeg mogelijk bij bent. Op deze wijze kunt u zich optimaal voorbereiden, een planning maken en andere communicatie-activiteiten zo nodig opschuiven of cancellen. Management, hrm en communicatie moeten optimaal samenwerken om de reorganisatie zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Voor de mensen die eventueel weg moeten of worden herplaatst als ook voor de blijvers.
Fases: van algemeen naar persoonlijk
Een reorganisatie bestaat uit een aantal fases. In het algemeen geldt dat naarmate je verderkomt in de tijd de communicatie steeds persoonlijker wordt. Het begint meestal met een algemene bijeenkomst waar de mededeling wordt gedaan dat er wordt gereorganiseerd. Afhankelijk van de grootte van een reorganisatie wordt vervolgens op divisie- en afdelingsniveau gecommuniceerd. Tenslotte vinden er individuele gesprekken plaats. Na de individuele gesprekken is er vervolgens communicatie richting de mensen die weg moeten of worden herplaatst, maar ook na de achterblijvers. Met name de laatste groep wordt nog wel eens vergeten, terwijl een reorganisatie nog 2 tot 3 jaar voelbaar is in een organisatie.
Communicatieplan reorganisatie
Het communicatieplan voor een reorganisatie bestaat uit onderstaande stappen:
- Doelgroepen
Wie zijn de doelgroepen? Naast medewerkers en leidinggevenden kun je denken aan interne doelgroepen als de OR, vakbonden, uitzendkrachten en interimmers. Externe doelgroepen zijn klanten, leveranciers, pers etc.
- Doelstellingen
In dit geval zijn de doelstellingen vooral gericht op het binnen een bepaalde tijd bereiken van medewerkers met de boodschap. Het gaat hier om de communicatiedoelstellingen, dus niet de doelstellingen van de reorganisatie.
- Boodschap
De reorgansiatie is natuurlijk de boodschap, maar deze moet zo concreet mogelijk worden gemaakt. Van het waarom tot het aantal mensen dat boventallig wordt verklaard.
- Middelen en media
Welke interne middelen en media zet u. Denk hierbij onder meer aan informatiebijeenkomst, afdelingsbijeenkomsten, werkoverleg, intranet, brieven, e-mailings, prikborden, posters in de lift, placemats in het bedrijfsrestaurant etc. Zorg ervoor dat mensen voldoende feedback kunnen geven en dat er niet alleen wordt gezonden.
- Planning en organisatie
De communicatieplanning hangt af van de planning van het verloop van de reorganisatie (fases). Verder is het belangrijk om goede afspraken te maken wie wat doet en wanneer.
- Evaluatie
Naast een evaluatie op het einde is het goed om tussentijds te evalueren. De fases van het reorganisatieproces lenen zich hier goed voor. Op deze wijze kun je zaken nog bijstellen die minder goed gingen in een voorgaande fase.
Meer informatie
Meer informatie over reorganisaties vind je op de website van het UWV Werkbedrijf.
Bronnen: UWV Werkbedrijf | Interne communicatie bij veranderingen (V.A. van Gils, 2004)
