In dit voorbeeld strategiche communicatieplan komt het belang van burgerparticipatie naar voren. Niet traditioneel eenrichting op communiceren, meer interactief met bewoners van de stad. Het plan beschrijft hoe Gemeente Gorinchem het stedelijke vernieuwingsproject ‘Het nieuwe gezicht van Gorinchem’ communiceert.
Korte projectbeschrijving
Strategisch communicatieplan stedelijke vernieuwing Gorinchem en dagelijkse communicatieadvisering
De gemeente Gorinchem en de woningcorporaties Bevo en Bouwen & Bewaren hebben een overeenkomst gesloten om samen de stedelijke vernieuwing (ISV) van Gorinchem aan te pakken. Hiervoor is naast projectorganisatie en inhoudelijke afspraken een communicatiestrategie nodig. Voor het maken en implementeren van een strategisch communicatieplan en voor dagelijkse communicatieadvisering hebben de drie partijen Communication Concert ingeschakeld.

Waarom gekozen voor participatie?
Stedelijke vernieuwing raakt vrijwel alle inwoners, ondernemers en werkenden in de stad direct, en heeft ook betekenis voor de gehele bevolking binnen het stedelijk verzorgingsgebied (circa 150.000 inwoners). Vandaar ook het belang (dat ook in het programma ISV vastgelegd) dat burgers en maatschappelijke groeperingen via ‘stevige communicatie’ betrokken dienen te zijn bij het vernieuwingsproces en de gebiedsgerichte uitwerkingen ervan.
Zij vormen de kracht: zij zijn ervaringsdeskundigen in hun straat, buurt, wijk en stad.

Doelen
Burgers en maatschappelijke groeperingen via ‘stevige communicatie’ betrekken bij het stedelijke vernieuwingsproces en de gebiedsgerichte uitwerkingen ervan. Het scheppen van een klimaat waarin mensen (intern en extern) bereid zijn mee te denken en mee te werken aan de stedelijke vernieuwing van Gorinchem als waardevol proces (intern en extern).

Doelgroep
Stedelijke vernieuwing raakt vrijwel alle inwoners, ondernemers en werkenden in de stad direct en heeft ook betekenis voor het stedelijk verzorgingsgebied (circa 150.000 inwoners).
Om de communicatieopgave hanteerbaar te maken, zijn de doelgroepen die met ISV van doen hebben verdeeld in vijf schaalniveaus van betrokkenheid:  

• Partijen en mensen in de buitenwereld met wie Gorinchem een relatie onderhoudt of wil onderhouden;
• Verzorgingsgebied van Gorinchem:150.000 mensen in de nabije omgeving;
• De 34.500 inwoners van Gorinchem (we noemen dit ook wel de kracht van de stad);
• De drie hoofdrolspelers van ISV: gemeente Gorinchem, woningbouwcorporatie Bevo en woningbouwcorporatie Bouwen Bewaren;
• De projectorganisatie ISV.

Stappenplan (met o.a. organisatie en rollen)
Opstellen strategisch communicatieplan:
Desk research: analyse documenten waaronder nota ‘Investeren in Samenleving en verandering’.
Krachtenveldanalyse: uitgangspunt voor alle communicatie is de (bestaande) perceptie van de verschillende doelgroepen van ISV en van Gorinchem. Communicatie zal erop gericht zijn zodanig rekening te houden met deze percepties dat interesse, begrip en medewerking voor het ISV-proces toenemen. Om hier inzicht in te krijgen zijn diverse interviews gehouden op alle schaalniveaus.

Strategische sessie: o.b.v. de analyse zijn stellingen geformuleerd voor de strategische sessie, waaraan leden van stuurgroep en projectgroep deelnamen. De sessie was bedoeld als reflectie op de resultaten van de gesprekken. Daarmee werd duidelijk hoe het ISV-team nu functioneert en wat de kansen zijn voor communicatie. Vervolgens heeft Communication Concert Concert intern en met communicatiefunctionarissen van de gemeente en corporaties gebrainstormd over de communicatieconsequenties van de uitkomsten van deze sessie. In deze fase is het sturende concept geformuleerd en zijn er ideeën geformuleerd voor het strategisch communicatieplan.

Opstellen communicatiestrategie: de kern van deze strategie is ‘de uitdaging van de volgende stap’. Stedelijke vernieuwing is een proces van heel veel kleine stappen in een lange periode. Om te slagen is een zeker tempo nodig. Door een voortdurend wenkend perspectief (sociaal, economisch etc.) te creëren en tegelijk gerealiseerde stappen (projecten) te markeren als waardevolle resultaten, wordt de motivatie om de vaart er in te houden aangewakkerd. Onderdeel van de strategie is ook duidelijk te maken dat ISV een kans is, om een eigen bijdrage te leveren aan de nieuwe identiteit van Gorinchem en zo grip te hebben op de eigen toekomst. Individueel en in georganiseerde verbanden.
Ontwikkelen sturend communicatieconcept: om de strategie te implementeren maken we gebruik van een sturend communicatieconcept, dat afgeleid is van de missie van ISV en terugkomt in alle communicatie over ISV: Stadsvernieuwers in Gorinchem werken voortvarend aan een duurzame en leefbare stad. Dit concept is vertaald in logo en slogan ‘Het nieuwe gezicht van Gorinchem’.

Formulering rode draad: de rode draad fungeert als argumentatielijn voor alle communicatie-uitingen. Deze moet steeds terugkomen. Dit is de basis van het ene verhaal dat alle ISV-betrokkenen vertellen, intern en extern. De rode draad is in principe contextonafhankelijk. Iedereen moet de kern ervan kunnen begrijpen.
Uitwerken communicatieaanpak per schaalniveau: zie ook ‘activiteiten en middelen’.

Dagelijkse advisering en -uitvoering c.q. implementatie
Naast het opstellen van het strategisch communicatieplan (vastgesteld juli 2003) heeft Communication Concert ook vanaf november 2002 advies- en/of uitvoeringswerkzaamheden verricht voor lopende zaken en enkele projecten. De wisselwerking tussen de planvorming enerzijds en de advies- en uitvoeringswerkzaamheden anderzijds leverde aan beide kanten bruikbare inzichten op. Een klankbordgroep diende hierbij als pilot.

Begin 2004 is het stokje voor de implementatie volledig overgedragen aan de communicatieadviseurs van de ISV-partners. De rol van Communication Concert beperkt zich nu tot coach en klankbord voor de betrokken communicatieadviseurs.

Activiteiten en middelen
Om de gestelde communicatiedoelen te bereiken zijn drie sporen van belang:

• Adequate doorlopende uitwisseling van (strategische en tactische) procesinformatie tussen de in aantal sterk groeiende makers van het project voor tempo in het proces. O.a. dagelijkse nieuwsgaring en -uitwisseling door en tussen projectorganisatie-leden en op termijn bijvoorbeeld ook voor MT-leden van ISV-partners middels bv een E-zine (nog te ontwikkelen), persoonlijke contacten en intranet (nog te ontwikkelen).
• Piekmomenten (= mijlpalen projecten) in de publieke en professionele aandacht met een interval van telkens enkele maanden. Media: inzet eigen media ISV-partners als reeds bekende kanalen, (project)nieuwsbrief als snel medium naar gerichte (deel)doelgroepen.
• Permanente beschikbaarheid van informatie(materiaal) over het proces, het plan en de stand van zaken voor geïnteresseerden. O.a. internet (nog te ontwikkelen).

Overige activiteiten/ media

• Mediatraining sleutelfiguren;
• Themaspecial als generiek informatiemedium voor bevolking en stakeholders (oktober 2003);
• In- en externe bijeenkomst voor hernieuwde kennismaking met ISV;
• Communicatiekalender;
• Jaarlijkse publieks(fiets)tocht als middel om voortgang van ISV te beleven (voorjaar 2004);
• Training wijkcontactpersonen en wijkbeheerders/huismeesters in intermediaire rol tussen ISV-partner en bewoners.

Planning: van start- tot einddatum
Eerste planvorming (strategisch communicatieplan) startte eind 2002. Plan geaccordeerd door college B&W en woningcorporaties juli 2003. Implementatie en uitvoering lopen nog steeds.

Evaluatie (met o.a. leermomenten)

• Geen formele evaluatie van de communicatie.
• Evaluatie middels goede registratie van informatie op alle niveaus heeft al een groot aandeel daarin, bijvoorbeeld voor inzicht in het dynamische krachtenveld. In het strategisch communicatieplan zijn per schaalniveau suggesties gedaan voor de belangrijkste ijkpunten, beoordelingsmethodes en -momenten.
• Signalen: waardering vanuit een specifieke klankbordgroep die als pilot bij de implementatie van de communicatiestrategie vroeg stadium was betrokken.
• Samenwerking tussen gemeente en corporaties sterk verbeterd.
• Bijeenkomsten
• Behoefte bewoners: aan de slag te gaan…

Bron: Burgerparticipatie.info